Mon Stage
à
PaRiS
Cette semaine la directrice et Fiona (une collègue chinoise) sont absentes. Elles sont parties en Espagne, car Eka voyages organise un séminaire de 200 personnes pour la société AXA. Elles sont là pour vérifier le bon déroulement des opérations.
Eka m'a donné une autre mission pour cette semaine, c'est de préparer une liste de tous les hôtels 4 et 5 étoiles sur Monaco et Milan, car l'année prochaine nous devons organiser un évènement pour un groupe de plus de 1000 personnes et nous avons besoin de préparer en avance.
En dehors de cette tâche, je continue à faire des devis et des itinéraires sur mesure et j'ai dû également trouver un hôtel dans Paris pour 55 personnes qui arrivent d'Hollande en vélo pour septembre. Nos clients ont des exigences particulières, nous devons trouver un hôtel 4 étoiles avec un budget de 200 euros/ chambres près de l'Arc de Triomphe avec un parking assez grand pour accueillir 55 vélos.
Ma première semaine (5 -9 Mai)
Voilà, j'ai finalement commencé mon stage le 5 mai. Je crois que je suis la dernière personne qui ai commencé son stage, car j'ai dû rentrer dans mon pays pour visiter ma famille, ça faisait trois ans que je n'y étais pas retournée
Eka Voyages, l'entreprise où je fais mon stage est un tour-opérateur et une agence spécialisée sur le marché indonésien, malaisien et en général l'Asie du sud-est. Le premier jour, je suis arrivée dans mon bureau, nous nous sommes tous présentés, trois de mes collègues viennent d'Indonésie et une de Chine et je suis la seule Thaïlandaise. Ensuite, Kevin (un collègue) m'a montré mon bureau, mon ordinateur personnel, m'a expliqué les différentes méthodes de travail dans l'entreprise ainsi que la base des données. Il m'a configuré ma messagerie professionnelle (Info@ekavoyages.com). Je dois gérer tous les emails envoyés à cette adresse, donc maintenant, vous savez comment me contacter!
Après ce premier contact amical avec mes nouveaux collègues. La Directrice, Mme Eka m'a donné ma première mission. Je dois apprendre comment créer un devis et calculer le prix de vente des forfaits et des séjours avec l'assistance d'Anang, une collègue qui travaille depuis 1 an chez Aka (Anang est la personne qui supervise mon travail pour l'instant). Mon premier devis, est une demande d'une agence de voyage aux Philippines concernant un séjour de 7jours/6 nuits et les visites de Paris, Amsterdam et Francfort. J'ai créé l'itinéraire ainsi que le devis et répondu au client avec notre proposition. Notre agence a exclusivement une clientèle étrangère et toute la correspondance avec la clientèle se fait en Anglais. Mes connaissances acquises pendant notre cours de gestion touristique de RISLAV ont été très utiles pour réaliser cette première mission. En fait, une des activités principales de l'agence est de faire l'interface avec des agences situées en Asie du sud-est, principalement de l'Indonésie et des Philippines.
Les jours suivants, j'ai appris aussi à faire des "tour code" (information dans la base de données sur les réservations confirmés)et faire des factures. Cependant, mon activité principale durant cette première semaine était la création de devis et de programme de voyage. Au début du stage je n'avais pas d'expérience sur la création d'un itinéraire, mais la directrice m'a donné carte blanche pour la création de nouveaux produits. Pour réaliser cette tâche, j'ai dû chercher sur internet et par la même occasion j'ai pu améliorer mes connaissances sur les différentes destinations touristiques en Europe. A la fin de cette semaine, j'ai rédigé plusieurs programmes et cotations pour diffèrent pays européens (j'ai déjà créé plus de 10 itinéraires).
Examples de mon travail
Veuillez cliquer sur l'image
Semaine no.2 (12 - 16 Mai )
Trouver un hôtel pouvant accueillir un groupe de 55 personnes avec leurs vélos a été un vrai challenge, car avec le budget indiqué c'est impossible d'avoir un hôtel 4 étoiles près des Champs-Elysée et surtout au mois de septembre en haute saison. Nous avons envoyé une demande a plusieurs hôtels qui correspondaient plus ou moins aux critères des clients, mais malheureusement ils étaient tous complets. Mes collègues commençaient à stresser, mais nous avons finalement trouvé un hôtel avec une solution alternative susceptible d'intéresser nos clients. Nous leur avons fait une proposition et ils ont l'air d'être d'accord sur le principe. Yess happy!
Semaine no.3 (19 - 23 Mai )
Il a Plu toute la semaine à Paris, je suis malade, j'ai un rhume, mais je dois aller travailler.
En fait, cette semaine n'est pas vraiment différente des deux autres semaines, je fais presque tous les jours des devis sur mesure. Par exemple, il y a un groupe de 20 personnes en provenance d'Indonésie qui voudraient faire un tour en Harley Davidson. Ils demandent un voyage de Paris > Suisse > Allemagne > Paris en 8 jours / 7 nuits,. Mon collègue Anang a déjà contacté la location de moto et Eka la patronne m'a donné un prix de vente. Pour ce projet, je suis en train d'écrire le programme et l'itinéraire en anglais afin d'envoyer le PDF au client en Indonésie.
Puis le mardi, j’ai eu une réunion avec la directrice Eka, car elle souhaite développer son activité sur le marché thaïlandais. Elle aimerait que je prépare un courrier électronique pour l'envoyer aux agences de voyage en Thaïlande pour présenter notre société et j'aurai besoin de traduire cette introduction en langue Thaïlandaise. Nous avons aussi parlé de différentes façons dont nous pourrions entrer dans ce marché. Il y a un grand potentiel en Thaïlande, beaucoup d'agences de voyage thaïlandaises passent par des tours opérateur en Royaume-Uni mais nous sommes la seule entreprise spécialisée sur le sud-est asiatique en Europe. Son cœur de cible est les voyageurs d'affaire. De fait, notre société ne fait pas beaucoup de vente pour le MICE même si elle enregistre beaucoup de demandes pour le voyage de loisir, elles ne se vendent pas. Notre revenu de base est tirée des voyages d'affaires. Par exemple il y a 3 semaines avant que je commence mon stage, Eka Voyage avaient organisé un événement-séminaire à Budapest pour 1500 personnes d'une compagnie d'assurance, pour lequel tout le personnel de notre société, y compris les stagiaires, a dû voyager à Budapest pour travailler sur ce projet.
En outre, comme je l'ai dit, la directrice aimerait développer son activité sur le marché thaïlandais. Dans ce but, elle m'a offert une possibilité d'emploi après la fin de mon stage (contrat CDI), mais je dois réfléchir sur ce sujet avant de l’accepter.
Enfin, Eka nous a dit que la semaine prochaine nous aurons un jour férié (jeudi 29 mai) et qu'elle aimerait organiser un voyage séminaire pour notre équipe à Toulouse et Andorre. Pour ce voyage, nous irons voir les partenaires, négocier avec les hôtels pour qu'on découvre de nouvelles destinations. Ce voyage sera ma première sortie. De plus, ce qui est cool, c’est que ce voyage est entièrement payé par Entreprise (Vol Paris<>Toulouse, Transfert aéroport<> hôtel 5*+activitié+séminaire+des visites en ville).
Semaine no.4 (26 - 31 Mai ) - Andorre et Toulouse
Programme de visites EKA VOYAGES
29 - 1 Mai 2014
Jeudi 29 Mai 2014
6h20 : Rendez-vous à l’aéroport de Paris (Orly).
Arrivée à Toulouse par Easyjet à 8h50.
Transfert jusqu’à l’hôtel Plaza d’Andorre la veille et installation
13h00 :Déjeuner à l’hôtel Plaza Andorre
13h00 : Après-midi découvert le centre ville d'Andorre et ses shopping
17h00 : visite Caldea et Inúu, le plus grand spa d'Europe
20h00 : Dîner
Vendredi 30 Mai 2014
06h00 : wake up call
07h00 : Petit-déjeuner
08h00 : Sharing Session - Eka Voyages (Réunion - Eka Voyages)
10h00 : Départ pour la visite de la Vallée de Sorteny jusqu’au Refuge
Déjeuner dans un restaurant typique andorran “Moli dels Fanals” à Sispony
Après-midi : Découverte du parc d’activités de Naturlandia : Parc d’animalier, Tobotronc et Quads
20h00 : Dîner
Samedi 31 Mai 2014
07h30 : Petit-déjeuner
08h30 : Départ à Toulouse
12h00 : Arrivée au Radisson Blu
12h00 – 14h30 : Visite et déjeuner à l’Hôtel
http://www.radissonblu.fr/hotel-toulouseairport
Visite assurée par Diego Homps
14h30 – 14h45 : Transfert du Radisson Blu à Let’s Visit Airbus (Manatour)
Avec la navette de l’Hôtel
15h00 – 17h00 : Visite de l’usine d’assemblage de l’A380 en Anglais (Pièces d’identité)
http://www.manatour.fr/
Visite assurée par un guide Manatour +33 (0)5 34 39 42 00
17h00 – 17h30 : Transfert de Let’s Visit Airbus au Crowne Plaza
En taxi - Compagnie Capitole
17h30 – 19h50 : Visite pédestre puis City Tour par Paysdoc.com
Au départ du Crowne Plaza - En Français
http://www.paysdoc.com/
Visite assurée par un guide Paysdoc.com
20h30 – 22h00 : Dîner (lieu à confirmer)
22h00 : Nuit au Crowne Plaza
http://www.ihg.com/crowneplaza/hotels/fr/fr/toulouse/tlsfr/hoteldetail
Visite assurée par Yannick Kerviche
Dimanche 01 Juin 2014
06h45 – 07h15 : Petit-Déjeuner à l’Hôtel
07h15 – 07h30 : Transfert du Crowne Plaza à l’Aéroport Toulouse Blagnac - En taxi
La semaine n’a pas bien commencé. J’ai fait une erreur et la directrice était en colère. J’ai transféré un email d’un de nos clients à notre fournisseur sans supprimer l’adresse de notre client. C’est une faute grave mais heureusement sans conséquences pour la société, pour le moment.
Cette semaine tout le personnel de l’agence est parti en Andorre et à Toulouse pour 4 jours et 3 nuits. Nous avons inspecté des hôtels restaurants des environs afin de mieux connaitre les destinations que nous vendons à nos clients.
Ce voyage a été financé par nos principaux partenaires en Andorre (Andorra plaza hotel), et à Toulouse par l’Office du tourisme de la ville. J’étais vraiment surprise par la qualité du service, nous avons été traités comme des VIP. C’est une expérience très intéressante pour moi, car j’ai eu l’opportunité de voir comment les tours-opérateurs et les hôtels se négocient, achètent et vendent en situation réelle ainsi que les tactiques des hôtels pour nous convaincre d’envoyer des clients. Au total, nous avons inspecté 5 hôtels, 2 restaurant, Spas, centres commerciaux, sentiers de randonnée, visites guidées, tour en bus et un site d'Airbus. Le timing était sérré et nous étions un peu fatigués de nos activités mais c’était quand même une très bonne expérience.